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為進一步規(guī)范合同管理流程，防范經營法律風險，夯實企業(yè)內控管理基礎，近日，欣塑公司全面啟動合同專項自查行動，聚焦“全面排查、精準整改、長效鞏固”三個關鍵環(huán)節(jié)，推動合同管理工作向標準化、精細化、規(guī)范化邁進。

全面排查：靶向發(fā)力摸清管理“家底”

此次自查行動由公司綜合管理部牽頭，聯合采購、銷售、財務等業(yè)務部門，組建專項工作小組，構建“部門自查+交叉復核+綜合部終審”的三級核查體系。工作小組緊扣合同管理要點，制定涵蓋主體資質、條款合規(guī)、履約跟蹤、檔案歸檔四大維度的自查清單，對近一年來簽訂的240余份合同進行“地毯式”梳理。核查過程中，工作人員逐份審閱合同文本，重點核驗合作方營業(yè)執(zhí)照、資質證書等證明文件的有效性，細致排查價款支付、違約責任、爭議解決等關鍵條款的嚴謹性，同步對照履約臺賬核查合同執(zhí)行進度。經全面梳理，共梳理出合同條款表述模糊、履約記錄不完整、歸檔材料缺失等3項問題，建立問題臺賬，明確責任部門與整改時限，確保排查工作不留死角、不漏盲區(qū)。

精準整改：對癥下藥破解管理“痛點”

針對自查發(fā)現的問題，該公司第一時間召開合同管理整改推進會，堅持“一問題一方案”的原則，靶向施策推動整改落實。針對采購合同中“質量驗收標準”表述不清的問題，綜合管理部聯合物資采購部、生產管理部對標行業(yè)規(guī)范，細化量化指標、明確承擔責任，從源頭規(guī)避質量糾紛；針對銷售合同履約記錄僅存紙質臺賬、查閱不便的問題，該公司快速搭建合同履約電子管理模塊，實現合同簽訂、發(fā)貨、回款等信息的實時錄入與動態(tài)跟蹤，提升臺賬管理效率；針對合同歸檔缺少審批附件的問題，要求相關部門立即補全相關材料，建立“合同文本+審批單據+履約憑證”三位一體的歸檔標準，安排專人負責檔案保管與借閱登記。同時組織開展合同管理專題培訓，結合典型案例講解風險識別與防范技巧，切實提升業(yè)務人員的合規(guī)意識與實操能力。

長效鞏固：建章立制織密管理“防線”

此次合同自查工作不僅是對現有合同管理工作的一次全面“體檢”，更是完善管理體系、提升風控能力的重要契機。為鞏固自查整改成果，該公司立足長遠，著力構建合同管理長效機制，推動管理效能持續(xù)提升。建立月度巡檢機制，由綜合管理部聯合業(yè)務部門每月抽取10%的在執(zhí)行合同開展合規(guī)性與履約進度抽查，形成巡檢報告通報整改；搭建常態(tài)化培訓體系，將合同管理知識納入新員工入職必修課，每季度組織一次專項培訓，結合最新案例更新培訓內容。此外，公司還將持續(xù)優(yōu)化合同電子管理系統，增設逾期履約、付款節(jié)點等風險預警功能，實現合同周期動態(tài)化、智能化管理，以規(guī)范高效的內控管理為公司高質量發(fā)展保駕護航。